E-Mail Archivierung

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist riesig. Seit dem 1. Januar 2017 gelten für die Archivierung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ohne Wenn und Aber. AUch E-Mails gehören dazu. Es gibt keine Ausnahmen mehr.

Viele Unternehmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich diese gesetzlichen Vorschriften in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Wer jetzt nicht handelt, wird Konsequenzen tragen müssen.

Wer muss E-Mails archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Die Archivierung von Dokumenten - und damit auch E-Mails - ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Merkt doch keiner, wenn man nicht archiviert, oder doch?

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfungen sind darum ein häufiger Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Es ist auch schon vorgekommen, dass unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt melden. Das kann auch Jahre später passieren!

Auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung kann es notwendig machen, auf alte Geschäftsunterlagen zurückzugreifen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert wurden.

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die einfache Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Weiterer Vorteil: Arbeitserleichterung

Die gesetzlichen Vorschriften sind nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht eine enorme Arbeitserleichterung im Unternehmen. Es ist viel einfacher, ein mehrere Jahre altes Dokument zu einem Geschäftsvorgang in einem guten Archivierungssystem zu finden, als in alten Akten im Papierarchiv oder in den Mailboxen der Mitarbeiter. Das spart Zeit und damit Geld.

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